В связи с ситуацией в мире многим руководителям стал интересен вопрос: как перевести сотрудников на удаленную работу? При этом появляется куча страхов:
- слабый контроль за процессом работы;
- недостаточное вовлечение сотрудников и, как следствие, текучка;
- коммуникационные провалы.
В этой статье мы расскажем 10 шагов и по совместительству правил, как переводить сотрудников на удаленную работу, чтобы не потерять их.
Шаг 1. Создаем виртуальное рабочее пространство
Если вы хотите сохранить высокую вовлеченность сотрудников в работу, они все должны работать с одинаковым набором инструментов. Позаботьтесь о том, чтобы у вас было единое информационное поле, и все были в курсе всего.
Обсуждайте задачи и четко определяйте, кто за что отвечает. Сделайте так, чтобы информирование сотрудников происходило быстро. Так они будут вовлечены в общий процесс.
Звучит невозможно? Попробуйте пригласить сотрудников во внутреннюю социальную сеть, например Битрикс24. У сотрудников будут карточки, чтобы клиенты знали, кто работает в компании, у кого какая должность, в сети ли он и имели возможность связаться с ним разными способами. В Битриксе также можно построить организационную структуру компании, чтоб дозировать информацию по отделам и группам.
Шаг 2. Организуем коммуникацию с дистанционными сотрудниками
Как решить проблемы интернет-коммуникации на работе? Если сотрудники будут теряться в разных чатах, вам будет сложно доносить важные сообщения всем. К тому же, у сотрудников нет вовлечения в общий процесс. Из-за этого сложно почувствовать себя частью компании, получать обратную связь от коллег и руководителей.
Чтобы решить проблему непонимания и повысить мотивацию и вовлеченность, в Битрикс24 можно внедрить единую живую ленту новостей.
Там могут быть посты сотрудников о себе, а также посты о важных событиях компании. В общем чате (поддерживает вовлеченность и сопричастности) даже можно ставить лайки, создавать опросы, чтобы получать быструю обратную связь от рабочих.
Важные сообщения публикуются для всех разом. Для каждого нового сотрудника появляются системные задачи первых дней.
Шаг 3. Вводим правила общения в чатах и видеозвонках
Без культуры общения работа превращается в хаос. Переписки отвлекают и отнимают много времени. В чатах требуют немедленного ответа. А самих чатов так много, что непонятно куда смотреть. Личные и рабочие уже давно смешались. После обсуждения ничего не происходит, хорошо поговорили
Кошмар наяву, верно? Всё может закончить так, если не соблюдать правила интернет-коммуникации:
- создание группы для обсуждения конкретных вопросов;
- не создавать 100500 новых чатов, ограничивать переписку в общих чатах и пресекать любые общения не по делу;
- заранее договариваться о созвоне и обсуждении;
- чаты — для быстрого обсуждения, для больших дел — видеозвонки;
- после обсуждения обязательно написать резюме разговора, сразу превращать нужные пункты в задачи.
Шаг 4. Вводим правило регулярных совещаний
Собрания и планерки очень удобно проводить в Битрикс24. Там можно быстро подобрать удобное для всех участников время с помощью планировщика. Также событие можно сделать повторяющимся.
У каждого собрания должна быть четкая повестка, которую на Битриксе будут видеть все участники планерки. Там есть календарь, где перед глазами будет весь список встреч. Он также синхронизирован с внешними календарями и может напоминать о встрече всем участникам события.
В планерке можно записывать результаты совещания: ответственного, срок, какое решение приняли.
Шаг 5. Вводим культуру хранения знаний в компании, баз знаний
Передавать какие-либо знания при отсутствие живой коммуникации достаточно сложно:
- тяжело объяснять сотруднику правила компаний и показать, как все работает;
- нет четких регламентов и чек-листов, непонятно, как работать и как узнать;
- с уходом сотрудников все накопленные знания пропадают.
В Битрикс24 для этого предусмотрена специальная база знаний. В чём её преимущества:
- все регламенты, инструкции, правила работы с клиентами в единой базе;
- быстрая адаптация нового сотрудника — ничего не нужно объяснять и показывать, все инструкции уже есть в базе знания;
- база защищена от потери важных документов: когда увольняется сотрудник, все остается в компании.
Работать с корпоративными файлами также бывает затруднительно. Зачастую они хранятся на диске ответственного сотрудника. Сломался компьютер или уволился сотрудник — пропали файлы.
Так как на важные рабочие файлы нужно давать права доступа, процесс получения важной информации длиться долго. А пока этот документ ещё найдётся в переписках и на дисках...
В Битрикс24 есть свой Диск для рабочих файлов. Так все рабочие файлы лежат в персональном хранилище внутри сервиса. Права и уровни доступа легко настраиваются как для отдельных сотрудников так и для группы и целых отделов. Документ можно быстро восстановить до одной из предыдущих версии. А ещё есть быстрый поиск.
Шаг 6. Настраиваем Бизнес-процессы
Когда вы что-то согласовываете, будьте готовы к тому, что на удаленной работе:
- нет возможности ходить по кабинетам для утверждения документов;
- сотрудник не знает порядок утверждения того или иного документа.
К тому же, согласование часто происходит на словах и из-за этого непонятно, кто ответственен за решение.
В Битрикс24 можно быстро согласовывать документы, так как счета, отпуска и командировки автоматически идут по заданной цепочки к нужным сотрудникам.
Уведомление о запуске бизнес-процесса приходят всем участникам, никто не пропустит своей задачи. Вы всегда сможете посмотреть, какие процессы в действии, какие завершены, а также понять, на ком сейчас повисло то или иное задание.
Шаг 7. Вводим культуру выполнения поручений
Как справиться с тем, чтобы все сотрудники на удаленной работе выполняли свои поручения? Руководитель ведь не видит всех задач подчиненных и не может контролировать их выполнение. А поднимать нагрузку на каждого отдельного сотрудника становится сложно.
К тому, может случиться и так, что сотрудник забывает о задачах или постоянно переносит сроки. Обсуждение задач теряется в почте, чатах, телефонных разговорах. А из-за того, что у сотрудника нет четкой обратной связи от руководителя, он может неправильно понять задачу и неправильно её выполнить.
Всё, всё, больше не будем вас пугать. Лучше расскажем, как это решить:
С помощью Задач и контроля в Битрикс24, задачи можно поставить в один клик и разбить на подзадачи или чек-лист — так легче отслеживать ее выполнение. Сервис сам напоминает сотрудникам о поставленной или просроченной задаче. Они проставлены в хронологическом порядке на одном экране, чтобы всегда сохранять “вид сверху”. Так руководитель может видеть задачи всех подчиненных. А обсуждения, файлы и документы можно прикрепить к конкретной задаче, чтобы они не потерялись.
Шаг 8. Настраиваем систему отчета и контроля
Мы подошли к одной из самых главных сложностей удаленной работы — системе отчета и контроля. Ведь непонятно, чем сотрудник занимается на самом деле. А как
отслеживать процесс и этапы выполнения задачи? Из-за этого часто срываются сроки, ведь у сотрудника без контроля падает исполнительная дисциплина. А как оценивать качество работы?
Главное, чтобы руководитель не сошел с ума и не перешел к чрезмерному контролю. В решении его проблем поможет Битрикс24 и его систем контроля за процессами и результатами.
Все задачи подчиненного перед глазами руководителя: включая сроки, чек-листы и подзадачи для четкого понимания процесса и стадии готовности задачи. У вас будет возможность поставить комментарий к задаче, так сотрудник получит своевременный фидбек.
Система учитывает рабочее время, потраченное на выполнение задачи и автоматически строить KPI сотрудников по задачам.
Шаг 9. Переводим в CRM отдел продаж
А как на удаленке работать с базой? Ведь нет единого доступа к актуальной базе контактов. Сложно синхронизироваться с коллегами по обработке запросов — их ведь нет рядом, каждый сотрудник находится у себя дома. Да и клиент тоже непонятно где — нет понимания, на какой он стадии и кто занимается им в настоящее время.
Легко отвлечься и забыть занести клиента в базу. Или унести базу с собой при увольнении.
Короче, проблем слишком много. Но их всех решает База контактов в CRM.Битрикс24. Так вся база будет хранится в единой системе, что помогает быстро найти нужный контакт.
Из звонка, письма, сообщения в чате или в соцсетях автоматически создается новый клиент. Больше не нужно помнить о том, чтоб занести контакт в базу.
И прямо в CRM можно создавать быстрые чаты для обсуждения с коллегами сделок, лидов, компаний и контактов.
Шаг 10. Переводим в CRM все коммуникации с клиентами
Финалим. Теперь, когда все контакты есть в CRM, туда нужно перенести ещё и коммуникацию. Но как? Ведь все стационарные телефоны находятся в офисе, домой их не заберешь. Как тогда обрабатывать входящие вызовы и сообщения из соцсетей, почты, чатов?
Сложно контролировать, что говорит менеджеров клиенту по телефону и как быстро отвечает. Отдел продаж даже не может поговорить с сотрудниками. Да и как оценить нагрузку на каждого менеджера?
В Битрикс24.CRM можно звонить и принимать звонки с помощью ip-телефона, мобильного телефона или софтфона в браузере или на мобильном. При этом у клиентов будет отображаться номер вашей компании, а не личный номер сотрудника.
Входящие сообщения автоматически распределяются между сотрудниками в соответствии с правилами. По всем звонкам автоматически создаётся статистика и запись разговора, настраивается внутренний номер сотрудника. И конечно же, все обращения из чатов, звонков (в том числе пропущенных) автоматически сохраняются в Битрикс24.
В этой статье мы рассказали вам о 10 шагах, как перевести сотрудников на удаленную работу. В этом очень помогает Битрикс24, который наша команда может внедрить в вашу компанию. Чтобы узнать подробнее, свяжитесь с нами ;)
