Сфера деятельности: Оформление разрешительной документации для передвижения большегрузного транспорта
Количество сотрудников: До 5
Цель внедрения: Создание единой системы для работы с клиентскими заявками, автоматизация процесса обработки запросов и обеспечение конфиденциальности данных клиентов.
Компания занимается сопровождением процесса получения разрешений для передвижения большегрузного транспорта. Клиенты обращаются с запросом на оформление разрешения для перемещения транспортного средства по определенному маршруту — как внутри города, так и между населенными пунктами. Специалисты компании сопровождают клиента на всех этапах оформления документов и взаимодействуют с ним до получения готового разрешения.
2. Цели и задачи внедрения
• Внедрить CRM для ведения клиентских заявок.
• Структурировать процесс работы с клиентами по этапам.
• Настроить карточки сделок, контактов и компаний.
• Автоматизировать основные этапы обработки заявок.
• Ограничить доступ сотрудников к конфиденциальной информации клиентов.
3. Подготовка к внедрению
Перед началом внедрения был проведен анализ текущего процесса обработки заявок и сформировано техническое задание на настройку CRM с учетом специфики работы компании и требований к безопасности данных.
4. Ход внедрения
Базовая настройка портала
• Настроен интерфейс портала для удобной работы сотрудников.
• Подобрано и подключено доменное имя.
• Проведена первичная настройка системы.
Настройка CRM
• Создана воронка сделок для работы с заявками.
• Настроены этапы сделки в соответствии с процессом оформления разрешений.
• Настроены карточки сделок, контактов и компаний.
• Добавлены пользовательские поля для работы с данными клиентов.
Автоматизация процессов
• Настроены роботы для автоматических действий при переходе сделок между этапами.
• Реализована система автоматических уведомлений клиентов о завершении срока действия разрешения.
При окончании срока действия разрешения клиенту автоматически отправляется уведомление с предложением продлить его. В зависимости от выбранного клиентом варианта сделка автоматически перемещается на соответствующий этап воронки.
Настройка структуры и прав доступа
• Настроена структура компании внутри портала.
• Реализовано разграничение прав доступа сотрудников в CRM.
Отдельное внимание было уделено конфиденциальности данных. Для менеджеров были ограничены доступы к контактной информации клиентов и финансовым данным сделок. Для реализации данной задачи были использованы альтернативные подходы к настройке прав доступа в системе.
Обучение сотрудников
Для всех сотрудников было проведено обучение работе с системой. Видеозапись обучающей встречи была сохранена и размещена на диске Битрикс24 для последующего использования.
5. Проблемы и решения
Проблема:
Необходимость ограничить доступ менеджеров к контактным данным клиентов и финансовой информации по сделкам.
Решение:
Были реализованы альтернативные механизмы разграничения прав доступа, которые позволили сохранить конфиденциальность данных и при этом обеспечить полноценную работу сотрудников с заявками.
6. Результаты
• Процесс обработки заявок структурирован и перенесен в CRM.
• Руководство получило прозрачность работы сотрудников и контроль над сделками.
• Сократилось количество ручных операций благодаря автоматизации процессов.
• Реализована система автоматических уведомлений клиентов о продлении разрешений.
• Обеспечена защита конфиденциальных данных клиентов.
7. Заключение
В результате внедрения Битрикс24 компания получила централизованную систему для работы с клиентскими заявками и оформления разрешений на передвижение большегрузного транспорта. CRM позволила структурировать процессы, автоматизировать часть операций и обеспечить необходимый уровень конфиденциальности данных клиентов.ности данных клиентов и ограничить доступ менеджеров к контактной информации и финансовым данным сделок.