1. О клиенте
Чем занимается компания:
Автономная некоммерческая организация «Спортивно-интеллектуальный клуб «ДВ-Интеллект» (АНО СИК «ДВ-Интеллект»). Миссия компании — формировать интеллектуальную культуру, развивая образовательные, спортивные и просветительские проекты.
Компания ведёт турниры по шахматам, мастер-классы, сотрудничает с интеллектуальными и спортивными сообществами, а также организует интеллектуальные акции.
Количество сотрудников: до 20
Цель внедрения Битрикс24: централизовать внутренние процессы, коммуникации и задачи в едином цифровом пространстве, чтобы повысить эффективность управления командой и проектами.
2. Цели и задачи внедрения
• Настроить корпоративный портал, адаптированный под особенности интеллектуального клуба.
• Объединить модули задач, проектов, чатов, календаря и диска в удобной единице.
• Создать единый инструмент управления задачами, проектами и командной работой.
• Интегрировать корпоративную почту для удобного обмена информацией и автоматического создания задач.
• Настроить структуру компании и разграничение прав доступа.
• Провести обучение сотрудников, чтобы команда могла максимально эффективно использовать систему.
3. Подготовка к внедрению
• Сбор и документирование требований: обсуждение ключевых процессов, коммуникаций и распределения ответственности.
• Анализ текущей организационной структуры клуба и определение ролей.
• Определение точек интеграции: задачи, проекты, почта.
• Подготовка плана сценариев использования Битрикс24 на основе специфики клуба (мероприятия, проекты, образовательные и спортивные активности).
4. Ход внедрения
1. Базовая настройка портала
• Проведены первичные настройки портала Битрикс24.
• Подключены основные модули: Задачи, Группы и Проекты, Чаты, Диск, Календарь.
• Оптимизирован интерфейс: скрыты ненужные разделы, меню приведено к структурированному виду под ключевые бизнес-процессы.
• Протестировано корректное функционирование портала и базовых интеграций.
2. Настройка задачника
• Настроена единая система для постановки, отслеживания и контроля задач.
• Реализованы два режима визуализации: Канбан-доска и список для удобства контроля прогресса.
3. Настройка групп и проектов
• Созданы внутренние группы и проекты в зависимости от направлений: образовательные, спортивные, организационные.
• Назначены ответственные за задачи и этапы проектов.
• Настроены права доступа к задачам, чатам и файлам в контексте каждой группы / проекта.
4. Интеграция электронной почты
• Интегрирована корпоративная почта в Битрикс24.
• Реализована возможность создания задач непосредственно из писем.
• Настроены права доступа к почтовым ящикам для защиты информации.
5. Организационная структура и права доступа
• Внедрена актуальная организационная структура: отделы, роли, должности, сотрудники.
• Настроены уровни доступа к модулям и задачам в зависимости от роли и ответственности.
• Обеспечено разграничение прав: какой сотрудник что может видеть и редактировать.
6. Обучение сотрудников
• Проведены обучающие сессии по основным функциям Битрикс24.
• Подготовлены инструкции и видеоролики с демонстрацией ключевых сценариев работы.
• Все материалы размещены на общем диске портала для постоянного доступа.
5. Проблемы и решения
Проблема: Интеллектуальный клуб имеет разнообразные направления (мероприятия, турниры, образовательные проекты), и без единой системы очень сложно координировать задачи и коммуникации.
Решение: Настроили проекты и группы в Битрикс24 под каждое направление: образовательные, спортивные, административные — с правами и задачами, распределёнными между участниками.
6. Результаты и эффекты
• Создано централизованное рабочее пространство — все задачи, чаты, файлы, проекты теперь в одном месте.
• Повысилась прозрачность процессов: руководители и участники видят задачи, сроки и прогресс.
• Ускорено взаимодействие между членами команды и организаторами мероприятий.
• Сокращено время, затрачиваемое на координацию проектов, благодаря автоматизации и структурированности.
• Команда получила удобный инструмент для совместной работы и планирования.
• Благодаря обучению сотрудники быстро адаптировались к новой системе и начали её активно использовать.
