Настройка БП по согласованию документов в строительной управляющей компании города Владивостока.
Описание задачи
В строительной управляющей компании возникла необходимость автоматизировать процесс согласования документов (договоров, смет, актов и пр.). Цель - сократить время на согласование и минимизировать человеческий фактор при обработке документов, обеспечить прозрачность процесса и своевременное выполнение задач.
Основные этапы и участники процесса
1. Инициатор – сотрудник, который создает запрос на согласование документа.
2. Юридический отдел – проверка документа на соответствие правовым нормам.
3. Финансовый отдел – оценка финансовой составляющей (например, согласование бюджета или стоимости).
4. Заместитель директора – финальное утверждение документа перед передачей на исполнение.
5. Директор – окончательное подписание.
Этапы процесса согласования в Bitrix24
1. Инициация процесса
- Инициатор загружает документ в систему Bitrix24, заполняет необходимую информацию (тип документа, сроки, участников согласования).
- Запускается бизнес-процесс согласования документа.
2. Согласование в юридическом отделе
- Задача автоматически назначается на сотрудников юридического отдела.
- Юридический отдел проверяет документ и либо утверждает его, либо отправляет на доработку с комментариями.
- Если требуется доработка, инициатор получает уведомление и вносит изменения, после чего повторно отправляет на согласование.
3. Согласование в финансовом отделе
- После одобрения юридическим отделом документ переходит на согласование в финансовый отдел.
- Финансовый отдел проверяет финансовую составляющую и либо утверждает документ, либо возвращает его на доработку с указанием причин.
4. Согласование заместителем директора
- После финансового согласования документ отправляется на утверждение заместителю директора.
- Заместитель директора либо одобряет, либо отклоняет документ с указанием причин.
5. Утверждение директором
- После утверждения заместителем директора, документ направляется на подпись директору.
- Директор принимает финальное решение и подписывает документ.
6. Окончание процесса
- В случае одобрения документ автоматически маркируется как согласованный и отправляется на выполнение.
- В случае отклонения на любом из этапов, инициатор получает уведомление для устранения замечаний.
Настройка процесса в Bitrix24
- Для реализации этого процесса в Bitrix24 был использован модуль Бизнес-процессы, где был настроен последовательный бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов.
- Роботы и триггеры были настроены для автоматического назначения задач на ответственных сотрудников в зависимости от статуса документа.
- Уведомления и напоминания – на каждом этапе участники процесса получают уведомления о новых задачах и напоминания о приближающихся сроках.
Результаты внедрения
- Сокращение времени на согласование: автоматизация позволила сократить время прохождения документа через все этапы на 30%.
- Прозрачность процесса: каждый участник в любой момент времени может увидеть статус документа и ответственных лиц.
- Минимизация ошибок: уменьшилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическим напоминаниям и четкой последовательности действий.
На данный момент БП активно используется в работе, и мы переходим к оцифровке и автоматизации следующих процессов в компании
Описание задачи
В строительной управляющей компании возникла необходимость автоматизировать процесс согласования документов (договоров, смет, актов и пр.). Цель - сократить время на согласование и минимизировать человеческий фактор при обработке документов, обеспечить прозрачность процесса и своевременное выполнение задач.
Основные этапы и участники процесса
1. Инициатор – сотрудник, который создает запрос на согласование документа.
2. Юридический отдел – проверка документа на соответствие правовым нормам.
3. Финансовый отдел – оценка финансовой составляющей (например, согласование бюджета или стоимости).
4. Заместитель директора – финальное утверждение документа перед передачей на исполнение.
5. Директор – окончательное подписание.
Этапы процесса согласования в Bitrix24
1. Инициация процесса
- Инициатор загружает документ в систему Bitrix24, заполняет необходимую информацию (тип документа, сроки, участников согласования).
- Запускается бизнес-процесс согласования документа.
2. Согласование в юридическом отделе
- Задача автоматически назначается на сотрудников юридического отдела.
- Юридический отдел проверяет документ и либо утверждает его, либо отправляет на доработку с комментариями.
- Если требуется доработка, инициатор получает уведомление и вносит изменения, после чего повторно отправляет на согласование.
3. Согласование в финансовом отделе
- После одобрения юридическим отделом документ переходит на согласование в финансовый отдел.
- Финансовый отдел проверяет финансовую составляющую и либо утверждает документ, либо возвращает его на доработку с указанием причин.
4. Согласование заместителем директора
- После финансового согласования документ отправляется на утверждение заместителю директора.
- Заместитель директора либо одобряет, либо отклоняет документ с указанием причин.
5. Утверждение директором
- После утверждения заместителем директора, документ направляется на подпись директору.
- Директор принимает финальное решение и подписывает документ.
6. Окончание процесса
- В случае одобрения документ автоматически маркируется как согласованный и отправляется на выполнение.
- В случае отклонения на любом из этапов, инициатор получает уведомление для устранения замечаний.
Настройка процесса в Bitrix24
- Для реализации этого процесса в Bitrix24 был использован модуль Бизнес-процессы, где был настроен последовательный бизнес-процесс, состоящий из нескольких этапов.
- Роботы и триггеры были настроены для автоматического назначения задач на ответственных сотрудников в зависимости от статуса документа.
- Уведомления и напоминания – на каждом этапе участники процесса получают уведомления о новых задачах и напоминания о приближающихся сроках.
Результаты внедрения
- Сокращение времени на согласование: автоматизация позволила сократить время прохождения документа через все этапы на 30%.
- Прозрачность процесса: каждый участник в любой момент времени может увидеть статус документа и ответственных лиц.
- Минимизация ошибок: уменьшилось количество ошибок, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическим напоминаниям и четкой последовательности действий.
На данный момент БП активно используется в работе, и мы переходим к оцифровке и автоматизации следующих процессов в компании
