1. О клиенте
Сфера деятельности: Лаборатория по бетону
Количество сотрудников: 17
Особенности работы: Выезды на объекты для взятия проб бетона и смесей на экспертизу
Структура: Несколько филиалов
2. Цели и задачи внедрения
- Организовать централизованный процесс приема заявок на экспертизу.
- Автоматизировать запись лаборантов на выезды без пересечений.
- Настроить уведомления клиентам о прибытии лаборанта.
- Обеспечить фиксацию результатов исследований и автоматическую отправку документов клиентам.
- Объединить работу лаборатории и бухгалтерии в одной системе.
- Упростить доступ к инструкциям и обучающим материалам.
3. Подготовка к внедрению
- Проанализировали текущие процессы приема заявок и обработки результатов.
- Определили ключевые задачи:
- Автоматизация процесса записи лаборантов.
- Организация хранения результатов исследований.
- Автоматическая отправка документов клиенту.
- Учет работы филиалов.
1. Настройка CRM:
- Настроили воронку для приема заявок на экспертизу.
- Лиды компания не ведет, поэтому работа организована сразу на уровне сделок.
- В карточке сделки настроено полное заполнение данных по клиенту и лаборанту.
- Добавили поле бронирования ресурсов (лаборантов) для предотвращения пересечения записей.
2. Автоматизация работы с заявками:
- Настроили автоматические уведомления клиенту о выезде лаборанта на объект.
- При регистрации заявки система автоматически создает событие на выезд с учетом расписания лаборантов.
3. Смарт-процесс для лаборантов:
- Создали смарт-процесс, в который лаборанты вносят результаты исследований.
- Добавили возможность прикрепления файлов с результатами экспертизы.
4. Автоматизация документооборота:
- После завершения работы лаборатории подключается бухгалтерия.
- Настроили автоматическое формирование закрывающих документов (акты, счета) и их отправку клиенту на почту.
- После получения оплаты результаты исследований автоматически отправляются на почту клиента.
5. Обучение и инструкции:
- Разработали пошаговые инструкции по работе с системой.
- Загрузили все обучающие материалы на общий диск, доступный для всех филиалов.
5. Проблемы и решения
Проблема: Пересечение записей лаборантов на выезд.
Решение: Настроили поле бронирования ресурсов в карточке сделки, которое исключает возможность дублирования записи на одно и то же время.
Проблема: Трудности с отправкой закрывающих документов и результатов исследований.
Решение: Настроили автоматическую отправку документов бухгалтерией после завершения работы и получения оплаты.
6. Результаты и эффекты
- Централизованная обработка заявок: Все обращения клиентов регистрируются в единой воронке.
- Автоматизация процесса выезда: Исключены пересечения записей лаборантов благодаря бронированию.
- Прозрачность процесса: Лаборанты оперативно фиксируют результаты в смарт-процессе, что позволяет быстрее получать данные.
- Упрощенный документооборот: После завершения работы лаборатории бухгалтерия автоматически формирует документы и отправляет их клиенту.
- Повышенная скорость обработки: После получения оплаты результаты исследований автоматически отправляются на почту клиента.
- Доступность обучения: Все инструкции загружены на общий диск, что обеспечивает оперативное освоение системы сотрудниками.
7. Заключение
Компания успешно внедрила Битрикс24 для автоматизации процессов приема заявок и проведения экспертиз бетона. Настроена централизованная система учета выездов, обработки результатов и формирования документов. Благодаря автоматизации документооборота и интеграции с бухгалтерией клиенту удалось значительно сократить время обработки заявок и повысить прозрачность работы лаборатории.
Сотрудники успешно освоили систему благодаря подробным инструкциям и регулярным обучающим сессиям.
Сфера деятельности: Лаборатория по бетону
Количество сотрудников: 17
Особенности работы: Выезды на объекты для взятия проб бетона и смесей на экспертизу
Структура: Несколько филиалов
2. Цели и задачи внедрения
- Организовать централизованный процесс приема заявок на экспертизу.
- Автоматизировать запись лаборантов на выезды без пересечений.
- Настроить уведомления клиентам о прибытии лаборанта.
- Обеспечить фиксацию результатов исследований и автоматическую отправку документов клиентам.
- Объединить работу лаборатории и бухгалтерии в одной системе.
- Упростить доступ к инструкциям и обучающим материалам.
3. Подготовка к внедрению
- Проанализировали текущие процессы приема заявок и обработки результатов.
- Определили ключевые задачи:
- Автоматизация процесса записи лаборантов.
- Организация хранения результатов исследований.
- Автоматическая отправка документов клиенту.
- Учет работы филиалов.
1. Настройка CRM:
- Настроили воронку для приема заявок на экспертизу.
- Лиды компания не ведет, поэтому работа организована сразу на уровне сделок.
- В карточке сделки настроено полное заполнение данных по клиенту и лаборанту.
- Добавили поле бронирования ресурсов (лаборантов) для предотвращения пересечения записей.
2. Автоматизация работы с заявками:
- Настроили автоматические уведомления клиенту о выезде лаборанта на объект.
- При регистрации заявки система автоматически создает событие на выезд с учетом расписания лаборантов.
3. Смарт-процесс для лаборантов:
- Создали смарт-процесс, в который лаборанты вносят результаты исследований.
- Добавили возможность прикрепления файлов с результатами экспертизы.
4. Автоматизация документооборота:
- После завершения работы лаборатории подключается бухгалтерия.
- Настроили автоматическое формирование закрывающих документов (акты, счета) и их отправку клиенту на почту.
- После получения оплаты результаты исследований автоматически отправляются на почту клиента.
5. Обучение и инструкции:
- Разработали пошаговые инструкции по работе с системой.
- Загрузили все обучающие материалы на общий диск, доступный для всех филиалов.
5. Проблемы и решения
Проблема: Пересечение записей лаборантов на выезд.
Решение: Настроили поле бронирования ресурсов в карточке сделки, которое исключает возможность дублирования записи на одно и то же время.
Проблема: Трудности с отправкой закрывающих документов и результатов исследований.
Решение: Настроили автоматическую отправку документов бухгалтерией после завершения работы и получения оплаты.
6. Результаты и эффекты
- Централизованная обработка заявок: Все обращения клиентов регистрируются в единой воронке.
- Автоматизация процесса выезда: Исключены пересечения записей лаборантов благодаря бронированию.
- Прозрачность процесса: Лаборанты оперативно фиксируют результаты в смарт-процессе, что позволяет быстрее получать данные.
- Упрощенный документооборот: После завершения работы лаборатории бухгалтерия автоматически формирует документы и отправляет их клиенту.
- Повышенная скорость обработки: После получения оплаты результаты исследований автоматически отправляются на почту клиента.
- Доступность обучения: Все инструкции загружены на общий диск, что обеспечивает оперативное освоение системы сотрудниками.
7. Заключение
Компания успешно внедрила Битрикс24 для автоматизации процессов приема заявок и проведения экспертиз бетона. Настроена централизованная система учета выездов, обработки результатов и формирования документов. Благодаря автоматизации документооборота и интеграции с бухгалтерией клиенту удалось значительно сократить время обработки заявок и повысить прозрачность работы лаборатории.
Сотрудники успешно освоили систему благодаря подробным инструкциям и регулярным обучающим сессиям.
